Workflow-Management

Workflow-Management-Systeme übernehmen zunehmend eine aktive Rolle in der Planung, Steuerung und Analyse von Geschäftsprozessen. Der Beitrag erläutert ausgewählte Grundbegriffe und Zusammenhänge sowie eine herstellerneutrale Rahmenarchitektur für Client/Server-basierte Workflow-Management-Systeme.

03.05.2005
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Prozeßorganisation, Prozessmanagement

1. Wer, Wann, Wo ?

Prof. Dr. Andreas Gadatsch ist Inhaber der Professur für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Wirtschaftsinformatik am Fachbereich Wirtschaft der Fachhochschule Bonn-Rhein-Sieg in Sankt Augustin. Er hat die diesem Beitrag zugrunde liegende Langfassung "Workflow-Management" erstellt. Zugehörige Literatur beläuft sich auf: Gadatsch, A. (2004): Grundkurs Geschäftsprozess-Management, Methoden und Werkzeuge für die IT-Praxis: Eine Einführung für Studenten und Praktiker, Wiesbaden, 2004.

2. Woher, Wohin, Warum ?

Workflow-Management-Systeme übernehmen zunehmend eine aktive Rolle in der Planung, Steuerung und Analyse von Geschäftsprozessen. Der Beitrag erläutert ausgewählte Grundbegriffe und Zusammenhänge sowie eine herstellerneutrale Rahmenarchitektur für Client/Server-basierte Workflow-Management-Systeme.

3. Was, Wie, Welche Ergebnisse ?

Ziele des Workflow-Managements lassen sich aus dem Hauptziel der operativen Prozessverbesserung ableiten und belaufen sich auf:

  • Verbesserung der Kundenzufriedenheit
  • Verbesserung von Qualität und Transparenz der GeschäftsprozesseVerkürzung von Durchlaufzeiten und Reduktion von Prozesskosten
  • Schnellere Anpassung der Geschäftsprozesse an organisatorische Änderungen
  • Schaffung von einheitlichen Benutzeroberflächen

Zu den grundlegenden Begriffen dieses Themenkreises gehören vor allem:

Geschäftsprozess: Der Autor definiert den Geschäftsprozess als "die zeitlich logische Abfolge betriebswirtschaftlicher Aufgaben .. , die i. d. R. arbeitsteilig von mehreren Personen ausgeführt werden." (siehe zugehöriges Langformat im org-portal). Ein Geschäftsprozess beschreibt also vor allem "was" zu tun ist.

Workflow: Der Workflow wird vom Autor als "eine Verfeinerung des Geschäftsprozesses bis auf die organisatorisch-DV-technische Ebene" (siehe zugehöriges Langformat im org-portal) gesehen. Hier geht es vor allem darum, "wie" und "mit welchen Mitteln" ein Geschäftsprozess auszuführen ist.

Workflow-Life-Cycle: Phasenmodelle bzw. Life-Cycle-Modelle werden üblicherweise bei der Strukturierung komplexer Entwicklungsvorhaben eingesetzt. Sie sind aber auch im Prozessmanagement verwendbar. Das vom Autor verwendete Workflow-Life-Cycle-Modell umfasst drei teils verknüpfte Teilzyklen:

  • die strategisch orientierte Gestaltung der Geschäftsprozesse (Teilzyklus 1),
  • die organisatorisch-DV-technische Umsetzung der Workflows (Teilzyklus 2) und
  • die Ausführung und Überwachung der Workflow-Instanzen (Teilzyklus 3).

Workflow-Management-Systeme unterstützen die Modellierung, Simulation, Ausführung und Überwachung von Workflows. Sie können überall dort eingesetzt werden, wo automatisierbare oder teilautomatisierbare Arbeitabläufe mit wiederkehrenden Elementen vorzufinden sind. Die Funktionen eines Workflow-Management-Systems können in drei zentrale Gruppen kategorisiert werden:

Modellierung und Simulation von Workflows. Die Modellierung und Simulation von Workflows umfasst folgende Aufgaben:

  • Modellierung der Aufbauorganisation (Organisationsmodellierung)
  • Modellierung der Ablauforganisation (Workflowmodellierung)
  • Modellierung der Applikationsintegration (Applikationsmodellierung)
  • Modellierung der Datenintegration (Datenmodellierung)
  • Simulation und Analyse der Workflowmodelle

Instanziierung und Ausführung von Workflows. Unter der Instanziierung und Ausführung von Workflows lassen sich folgende Aufgaben zusammenfassen:

  • Instanziierung von Vorgängen aus Workflowmodellen
  • Rollenauflösung zur Aktivitätsträgerermittlung
  • Information der Aktivierungsträger (Worklist)
  • Synchronisation der Aktivitätsträger
  • Aufruf und ggf. Parametrisierung von Applikationen
  • Verwaltung der Workflowdaten
  • Erzeugung von Protokolldaten

Monitoring laufender Vorgänge und Analyse ausgeführter Vorgänge. Zum Monitoring laufender Vorgänge und Analyse ausgeführter Vorgänge gehören folgende Aufgaben:

  • Bereitstellung von Statusinformationen laufender Vorgänge
  • Bereitstellung von Ressourcenauslastung (Personal, Applikationen)
  • Überwachung von Vorgangswiedervorlagen (Zeitbezogene Trigger)
  • Bereitstellung von Abweichungen zwischen Workflowmodell und Ausführung

Die vom Autor beschriebene, grundlegende Architektur von Workflow-Management-Systemen (WFMS) nach dem Client-Server-Prinzip basiert auf einer Aufgabenteilung zwischen dem prozesssteuernden WFMS und den zur Unterstützung aufgerufenen Applikationen. Darüber hinaus unterscheidet es als Schichtenmodell zwischen der Präsentationsschicht, der Verarbeitungsschicht und der Datenzugriffsschicht.

4. Für wen, unter welchen Bedingungen ?

Dieser Beitrag eignet sich für Praktiker, die sich einen ersten Überblick über Workflow-Management-Systeme verschaffen wollen, genauso wie für interessierte Akademiker, die einen ersten Einstieg in das Thema "Workflow Management" sowie grundlegende Ziele, Definitionen und Funktionen suchen.

5. Wie einzuschätzen ?

Der vorliegende Beitrag zeichnet sich vor allem durch sein schrittweises Vordringen in die zentralen Aspekte des Workflow-Managements (Ziele, Begriffe, Systeme) aus. Die nähere Einführung in den Themenkomplex über die grundlegenden Begriffe "Geschäftsprozess", "Workflow" und "Workflow-Life-Cycle" beschreiben ein synthetisches Vorgehen, welches den Einstieg in den Bereich der Workflow-Management-Systeme erleichtert und für den Neuling ein näheres Verständnis überhaupt erst ermöglicht.

Dateien:
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