Der Projektstrukturplan

Dieser Beitrag liefert eine detaillierte Übersicht über den Aufbau, die Ausgestaltung und die Anwendunggebiete eines Projektstrukutrplans.

20.05.2003
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Projektmanagement

Aufbau eines Projektstrukturplanes

Im Projektstrukturplan sind die geplanten Projektaufgaben hierarchisch geordnet. Jede Gliederungsebene wird durch eine eindeutige Nummer - die sogenannte Codierung – identifiziert. Dieses Nummernsystem ermöglicht die Zuordnung der Teile zum Ganzen. Die unterste Gliederungsebene enthält die Arbeitspakete, die Teilaufgaben oder Aufgabenkomplexe zusammenfassen. Die zweite Gliederungsebene wird oft als Teilprojektebene bezeichnet. Allerdings kann in dieser Ebene auch nach Phasen gegliedert werden. Die Projektmanagement-Aufgaben wie Projektplan erstellen, Berichte geben und Abnahmen werden in Koordinationsarbeitspaketen zusammengefasst. Sie sollten immer eigenständig aufgeführt sein, damit der hierfür notwendige Aufwand nicht untergeht.

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Gliederungsprinzipien und Codierung

Bei jeder Zerlegung (z.B. eines Teilprojektes) in die nächste Ebene sollte nach einem einheitlichen Gliederungsprinzip vorgegangen werden. Dieses Gliederungsprinzip kann von Stufe zu Stufe beibehalten oder im Wechsel eingesetzt werden. Entscheidend ist die Zweckmäßigkeit. Es gibt keine falschen, sondern nur mehr oder weniger zweckmäßige Projektstrukturpläne. Es werden folgende Gliederungsprinzipien unterschieden:

  • Objektorientiert: Welche Teile sind im Projekt, Teilprojekt, Teilaufgabe zu bearbeiten?
  • Funktions- oder verrichtungsorientiert: Welche Funktionen sind im Projekt, Teilprojekt, Teilaufgabe auszuführen?
  • Phasen- oder ablauforientiert: In welchen Schritten läuft das Projekt, Teilprojekt, Teilaufgabe ab?

Projektstrukturpläne werden nach dem dominierenden Gliederungsprinzip eingeteilt. Es ist eher selten, dass ein Gliederungsprinzip für alle Zerlegungen gleichermaßen verwendet wird.

Phasen- oder ablauforientierter Strukturplan für ein Organisationsprojekt

Viele Organisationsprojekte laufen immer nach dem gleichen Muster ab. Damit bietet sich das standardisierte Vorgehen als dominierendes Gliederungsprinzip an. Meist ist zu Beginn der Projektumfang unklar, es sind wichtige Entscheidungspunkte zu setzen und die Teilergebnisse bauen sehr stark aufeinander auf. Eine Gliederung nach Phasen ist vor allem bei großen Projekten sinnvoll.

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Objektorientierter Strukturplan für ein technisches Projekt

Bei großen Projekten insbesondere aus dem Anlagenbau ist es zunächst wichtig, den Projektgegenstand in seiner vollen Komplexität zu begreifen. Während des Projektes werden dann diese Gestaltungsinhalte oder Objekte schrittweise verändert oder neu entwickelt. Hierzu werden je Objekt sehr unterschiedliche Einsatzmittel (Anlagen und Spezialisten) benötigt, wobei die Kosteneinhaltung und Steuerung im Vordergrund stehen. Da die Arbeit an den einzelnen Objekten zeitlich sehr stark überlappt und sich in ihrer Reihenfolge oft ändert, ist eine phasen- oder ablauforientierte Gliederung nicht sinnvoll. In diesen Projekten dominiert die systematische Zerlegung des Systems bzw. Produktes.

 

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Funktions- oder verrichtungsorientierter Strukturplan für ein Bauprojekt

In Bauprojekten wird sehr stark arbeitsteilig gearbeitet. Sie laufen immer nach dem gleichen Muster ab. Dabei werden von Spezialkräften immer die gleichen Funktionen ausgeführt. Aufgrund der Bautechnik ergibt sich eine natürliche Reihenfolge der Verrichtungen zwischen denen oft bestimmte zeitliche Abstände liegen, z.B. die Trocknungszeit des Estrichs. Die Koordination der verschiedenen Arbeitsgruppen wird als eigenständige Funktion betrachtet und kann einem Funktionsträger zugeord-net werden (Architekt). Die Verrichtungen / Funktionen werden über Aufwand und Termin gesteuert. So kann meist durch Kapazitätserhöhung die Arbeit beschleunigt werden.

 

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Codierung

Die Codierung im Projektstrukturplan soll zur eindeutigen Kommunikation im Projekt beitragen. Sie

  • ist der Kontenplan des Projektes,
  • hilft bei der Einordnung der Arbeitspakete / Teilaufgaben,
  • unterstützt die Aufwandsschätzungen,
  • erleichtert eine Auswertung über mehrere Projekte.

Die folgenden drei Varianten der Codierung finden sich am häufigsten:

  • Graphisch: Horizontale oder vertikale Baumstruktur
  • halbgraphisch: Aufgabenstruktur mit Einrückungen (wie in den obigen Beispielen)
  • tabellarisch: Dokumentation über Klassifikationsnummern (Schlüssel).

Als unterschiedliche Schlüsselarten findet man:

  • Rein nummerisch
  • rein alphabetisch
  • gemischt
  • alpha-nummerischer
  • PSP-Code.

Neben der identifizierenden Funktion innerhalb eines Projektstrukturplanes, kann eine klassifizierende Codierung auch noch Informationen über die Zugehörigkeit zu Projektarten, Phasen, Abteilungen, Kostenträgern und Tätigkeitsarten beinhalten. Eine projektübergreifende Standardisierung ist erforderlich. Beispiel für eine Codierung:

 

 

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Ablauf der Strukturierung

Wird im Projekt methodisch gearbeitet, sind bereits einige Strukturen definiert:

  • Vorgehensstrukturen und Entscheidungspunkte (Wie gehe ich prinzipiell vor?)
  • Systemstrukturen (Um welche Gestaltungsinhalte geht es? Wie sind diese aufgebaut?)
  • gewichtete Zielstruktur (Wie gut muss das Ergebnis sein? Worauf kommt es besonders an?)

Der Projektstrukturplan entsteht aus diesen Bestandteilen in einem iterativen Prozess, bis Arbeitspakete eindeutig auf die Projektbeteiligten zugeordnet werden können. Bei der Zerlegung müssen drei Dinge berücksichtigt werden:

  1. Wie können die Schnittstellen minimiert werden?
  2. Was muss in einer Hand bleiben?
  3. Nach welchen Gliederungsprinzipien (Phasen, Objekte, Verrichtungen) soll unterteilt werden?

Ein Projektstrukturplan bleibt handhabbar, wenn er nicht mehr als 4 Gliederungsebenen enthält. Der Detaillierungsgrad hängt dabei von folgenden Kriterien ab:

  • Voraussichtliche Dauer des Projektes
  • voraussichtliche Kosten
  • Komplexität
  • Beherrschbarkeit des Ablaufes
  • Risiko des Projektes
  • organisatorische Rahmenbedingungen
  • Führungsprinzip innerhalb der Projektorganisation.

Der Projektstrukturplan ist kein starres Gebilde, das einmal zu Beginn festgelegt wird, sondern er lebt während des gesamten Projektgeschehens.

Die PRAKTIKER-Prinzipien des Projektstrukturplanes

Pragmatische Strukturierung ansteuern: Im Projektstrukturplan werden die Aufgaben „hierarchisch“ geordnet, das heisst, aus dem Gesamtprojekt werden kleinere Einheiten (Teilprojekte, Aufgabenkomplexe und Arbeitspakete) abgeleitet. Bei der Strukturierung des Projektes hilft grundsätzlich das Denken in Objekten und Verrichtungen. Die Qualität des Strukturplanes hängt jedoch nicht von einer möglichst reinen Form der Zerlegung, sondern vielmehr von der pragmatischen Berücksichtigung der Projektziele und Rahmenbedingungen sowie von den Erfahrungen der Beteiligten ab.

Ressourcen berücksichtigen: Einheiten sollten so abgegrenzt werden, dass sie einzelnen Personen oder Gruppen übertragen werden können, weil nach deren Wissen und Können zu erwarten ist, dass sie die Teilaufgaben erfolgreich bewältigen können.

Angemessene Tiefe anstreben: Aufgaben sollten der Komplexität und Neuartigkeit des Projektes entsprechend untergliedert werden. Bei innovativen Projekten ist ein eher grober Detaillierungsgrad ratsam, der den Arbeitspaketverantwortlichen die erforderliche Flexibilität bewahrt.

Kombination aus bottum-up- und top-down-Vorgehen wählen: Die Ermittlung der Komponenten des Projektstrukturplanes erfolgt sinnvollerweise sowohl aus einer bottom-up-orientierten kreativen Sammlung aller denkbaren Elemente als auch aus einer systematischen top-down-Analyse der Aufgaben.

Techniken einsetzen: Bei der Planung der Projektstruktur fördern Gruppenarbeits- und Visualisierungstechniken die notwendige Transparenz, Kreativität und Ganzheitlichkeit. Die Technik der Aufgabenanalyse wie auch das Systemdenken können helfen, die Teilprojekte und Arbeitspakete zu erkennen.

Inneren Zusammenhang beachten: Es sollten die Einheiten so abgegrenzt werden, dass Module entstehen, die nicht zu viele Schnittstellen nach außen haben (Übergewicht der inneren Bindung).

Komplette Aufgabenliste anstreben: Von der Aufgabenplanung hängen viele andere Planungen ab (Zeiten, Kapazitäten, Kosten). Es sollte versucht werden, so frühzeitig wie möglich alle relevanten Aufgaben zu erkennen.

Ergebnisorientierung vorziehen: Bei der Konzeption der Strukturelemente sind eindeutig definierte Ergebnisse reinen Handlungsauflistungen vorzuziehen. Je konkreter die Anforderungen an den Zustand der Systemkomponente vorliegen, desto leichter fällt die Messung der Ergebniserfüllung.

Rollende Planung anwenden: Durch eine rollende Planung sind die Teilaufgaben zunehmend zu konkretisieren (nicht schon zu Beginn versuchen, das letzte Detail zu planen - von der Breite in die Tiefe).

Tabellarische Darstellung des Projektstrukturplanes

Die hierarchische Darstellung des Projektstrukturplanes ist eine sehr anschauliche Form, die Gliederungsstruktur eines Projektes zu dokumentieren. Da Projektstruktur-pläne nicht selten mehr als 50 Arbeitspakete beinhalten, stößt diese Darstellungsform jedoch an ihre Grenzen. Zu Arbeitszwecken bietet sich die horizontale Dokumentation mit Hilfe einer Tabelle an. Insbesondere ab der Haupstudie ergeben sich umfangreiche Strukturen.

Vorgehen im Team

Der Projektstrukturplan stellt für die weitere Projektarbeit eine Art Landkarte dar, deren Genauigkeit über die Qualität des Projektergebnisses mit entscheidet. Auch hier kommt es darauf an, dass der Projektleiter, aus dem Team „herausholt“, was in ihm steckt. Als Werkzeug bietet die Moderationsmethode mit der Metaplantechnik eine sehr gute Hilfe. In einem „Brainstorming mit Kartenabfrage“ z.B. schreiben die Teammitglieder auf Pinnkarten alle Aufgaben, Teilschritte und Aspekte, die ihrer Meinung und Erfahrung nach in den Projektstrukturplan aufgenommen werden müssen. Alle Karten werden an einer Pinnwand nach und nach in eine logische Struktur gebracht. Am Ende dieses Prozesses ist in gemeinsamer Arbeit ein Projektstrukturplan entstanden, der nicht nur mit hoher Wahrscheinlichkeit vollständig ist, sondern von allen Teammitgliedern verstanden, getragen und akzeptiert wird.

(Pfetzing/Rohde, a.a.O., S. 178 ff.)